Questions fréquentes sur Valdasyn et la gestion des ACM

ACM veut dire accueil collectif de mineurs : c'est le nom que le code de l'action sociale et des familles donne aux colonies de vacances, séjours courts, séjours spécifiques, accueils de loisirs extrascolaires et périscolaires, accueils de jeunes et scoutisme. Un logiciel de gestion ACM tient au même endroit ce que la réglementation impose de savoir d'un accueil : qui l'encadre et avec quels brevets, quels mineurs y sont inscrits, quelles pièces ont été reçues, et à quelle date la déclaration doit partir. Ce qui le distingue d'un tableur n'est pas la saisie, c'est le calcul — le taux d'encadrement, les échéances et les manques se déduisent de ce qui est saisi au lieu d'être tenus à jour à la main.

Quatre questions départagent, et elles se posent avant le prix. L'outil connaît-il les taux d'encadrement et les pièces obligatoires, ou vous demande-t-il de les tenir vous-même ? Une pièce déposée suit-elle la personne d'un séjour à l'autre, ou se redemande-t-elle chaque année ? Que voit exactement un animateur invité ? Et que récupérez-vous si vous partez ? Valdasyn répond aux quatre : les calculs suivent les articles R227-12 à R227-21, un diplôme déposé une fois ne se redemande plus, les accès se règlent onglet par onglet, et un séjour s'archive en un fichier à tout moment.

Aux directeurs d'accueils collectifs de mineurs et aux organismes qui en portent plusieurs : colonies de vacances, séjours ados, accueils de loisirs à l'année.

Non. Tout tient dans un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone. Il n'y a rien à installer, rien à mettre à jour, et rien à sauvegarder soi-même.

En partie, et voici exactement jusqu'où. Le compte s'ouvre sans carte bancaire, l'accueil se crée avec son type et ses dates, et il se parcourt onglet par onglet : l'application affiche déjà la liste des pièces attendues et leurs échéances, calculées pour vos dates. En revanche, saisir votre équipe, vos enfants et vos documents demande un achat unique ou un abonnement. Vous voyez donc ce que vous achetez avant de l'acheter, mais il n'y a pas de version d'essai complète.

Adonis PERBET, entrepreneur individuel, seul. Titulaire du BAFA et passé par l'animation en accueil collectif de mineurs, ce qui explique le parti pris de l'outil : il s'occupe de ce qui se prépare avant le départ, et laisse de côté ce que personne ne demandait. L'identité complète et le numéro SIREN figurent aux mentions légales.

Oui, et sans avoir à le demander dans les vingt-quatre heures suivant l'achat : le remboursement se déclenche depuis votre espace, sans motif et sans attendre une réponse. Au-delà, la garantie court sept jours sur simple demande, une fois par compte. Le séjour concerné se ferme alors entièrement — vos données restent en base et reviennent si vous le rachetez, mais il ne pourra plus être remboursé. Une limite, et elle est franche : la garantie s'arrête dès que vous avez envoyé une demande de pièces à une famille ou à un encadrant. À ce stade le séjour est créé, l'équipe et les enfants inscrits, et des gens ont reçu un message en votre nom : l'outil a fait ce que vous lui demandiez. Une demande motivée reste possible, et sera examinée. Le détail figure à l'article 6 des conditions de vente.

Les enfants et l'équipe s'importent depuis un fichier CSV, celui que produit n'importe quel tableur. Les colonnes se font correspondre à l'écran : vous n'avez pas à réorganiser votre fichier avant.

Seulement s'ils veulent déposer leurs pièces eux-mêmes ou consulter le séjour. Sinon, le directeur saisit leur fiche et rien ne leur est demandé. Une famille ou un prestataire n'a JAMAIS besoin de compte : le lien reçu par courriel suffit à déposer une pièce.

Ce que le directeur lui ouvre, onglet par onglet. Par défaut il consulte le séjour sans pouvoir le modifier, et il écrit dans le carnet de bord. Il ne voit ni les paramètres, ni ce qui concerne le paiement.

Sur les taux du code de l'action sociale et des familles : un animateur pour huit mineurs de moins de six ans, un pour douze à partir de six ans (article R227-15 pour les séjours avec hébergement, R227-16 pour les accueils de loisirs). L'âge est calculé au premier jour du séjour, depuis les dates de naissance saisies. S'y ajoute le renfort nécessaire aux repos hebdomadaires dès que le séjour atteint sept jours : il faut du monde en plus pour que l'effectif présent reste conforme les jours de repos. C'est une estimation, qui ne couvre pas les cas particuliers — séjours courts, activités spécifiques, scoutisme, dérogations : l'appréciation reste à votre SDJES.

Trois, si les trente ont six ans ou plus : un animateur pour douze, soit 2,5 arrondi au supérieur. Avec des moins de six ans, les deux tranches se comptent séparément puis s'additionnent — dix enfants de moins de six ans et vingt de six ans et plus donnent 2 + 2, donc quatre. Reporter les places libres d'une tranche sur l'autre, comme le font beaucoup de calculs en ligne, revient à encadrer des enfants de cinq ans au taux des plus de six. Le minimum est de deux encadrants quel que soit l'effectif, et dès sept jours de séjour il faut recruter au-delà de ce chiffre pour que le taux tienne les jours de repos.

La moitié au moins de l'effectif requis, arrondie au supérieur : sur trois animateurs requis, deux doivent être titulaires d'un diplôme ou agents de la fonction publique agissant dans le cadre de leurs missions — l'article R227-12, 1° et 2°. À l'autre bout, les personnes sans aucune qualification ne peuvent dépasser 20 % de cet effectif, avec une exception que le texte prévoit et qu'on oublie presque toujours : quand l'effectif requis est de trois ou quatre, une personne est autorisée, là où 20 % donneraient zéro.

Ils comptent dans l'effectif, mais pas dans la moitié diplômée. L'article R227-12 range les stagiaires au 3°, quand la moitié minimale est réservée aux 1° et 2° — les titulaires d'un diplôme et les agents publics. Les compter parmi les diplômés est l'erreur la plus répandue sur le sujet : une équipe de quatre dont deux stagiaires paraît conforme et ne l'est pas.

Cela dépend du type d'accueil. En accueil de loisirs, il peut être inclus jusqu'à cinquante mineurs. En séjour de vacances, seulement si l'accueil compte vingt mineurs au plus ET qu'ils ont tous quatorze ans révolus : les deux conditions se cumulent, et vingt adolescents dont un seul a treize ans suffisent à l'en faire sortir. Pour le séjour court, le séjour spécifique, l'accueil de jeunes et le scoutisme, aucun texte ne l'ouvre — il ne compte pas.

Non. La déclaration se prépare ici — état civil de l'équipe au format demandé, effectifs, taux d'encadrement — et se dépose sur le téléservice TAM, qui se remplit à la main. Le récépissé se range ensuite avec les autres pièces du séjour, et l'application le réclame tant qu'il manque.

Pas d'inscriptions ni de paiements des familles : l'application commence une fois la liste connue. Pas de comptabilité ni de facturation à vos adhérents. Les menus se saisissent et s'impriment, mais pas le registre sanitaire — relevés de températures, plats témoins, plan de maîtrise sanitaire. Pas de messagerie interne. Pas de suivi GPS des véhicules. Et il ne se substitue à aucun contrôle : il vous dit ce qui manque au regard des textes, l'appréciation reste à votre SDJES.

Trois familles. Pour l'accueil : récépissé de déclaration, attestation d'assurance, projet éducatif et projet pédagogique, plans d'évacuation et d'intrusion, affichages obligatoires, tableau des régimes et menus, suivi des présences. Pour chaque encadrant : identité, diplômes, vaccinations, contrat et extrait n°3 du casier judiciaire. Pour chaque mineur : fiche sanitaire, vaccinations, identité, carte vitale, et le pass nautique si le séjour comporte une activité aquatique. La liste exacte dépend du type d'accueil, et l'application la calcule pour vos dates.

Une pièce d'identité — carte ou passeport, l'un vaut l'autre —, ses diplômes ou son attestation de stage, son carnet de vaccination, son contrat, et l'extrait n°3 de son casier judiciaire. Le permis de conduire s'y ajoute s'il doit conduire. Dans Valdasyn, il les dépose depuis son propre profil et les garde d'un séjour à l'autre : un diplôme fourni une fois ne se redemande plus, ni l'année suivante, ni dans un autre organisme.

La fiche sanitaire de liaison, le carnet de vaccination, une pièce d'identité, la carte vitale, et le pass nautique si le séjour comporte une activité aquatique. La famille les dépose par un lien reçu par courriel, sans créer de compte : la page demande la date de naissance de l'enfant, qui n'est pas dans le lien — c'est elle qui empêche quelqu'un d'autre de déposer à sa place.

Dans l'ordre des échéances, parce que ce sont elles qui commandent : la fiche initiale de déclaration part deux mois avant, la fiche complémentaire huit jours avant. Entre les deux, dans cet ordre : constituer l'équipe et vérifier qu'elle satisfait le taux d'encadrement et la proportion de diplômés, écrire le projet pédagogique, réclamer les pièces des familles et des encadrants, réserver les prestataires, poser le planning, organiser les convoyages, et imprimer ce qui part sur le terrain.

Un convoyage se décrit en points et en trajets : les points de départ, les correspondances, l'arrivée — et pour chaque trajet, qui l'encadre et avec combien d'enfants. C'est la forme qu'aucun tableur ne tient, parce qu'un enfant n'y appartient pas à une ligne mais à une suite d'étapes. Dans Valdasyn, les départs sont proposés d'office depuis les fiches des enfants, et chaque trajet imprime sa liste.

À part du reste du dossier, parce que ce sont des données de santé : elles s'ouvrent une par une, et l'accès se règle onglet par onglet — un animateur peut voir les enfants sans voir leur santé. Les régimes et les allergies qui y figurent remontent d'eux-mêmes à côté du tableau des menus, ce qui évite de les ressaisir et surtout de les oublier. La famille dépose la fiche par le portail, avec la date de naissance de l'enfant comme second facteur.

L'application a besoin d'une connexion. C'est pourquoi tout ce qui compte s'imprime avant de partir : listes, contacts d'urgence, emploi du temps, feuilles de route. La borne de pointage, elle, continue de fonctionner hors ligne et envoie ce qu'elle a retenu dès que le réseau revient.

Toute l'équipe du séjour, direction comme animateurs : chacun y écrit, chacun lit ce qu'ont écrit les autres. La direction peut réserver une note à l'organisme lorsqu'elle vise un encadrant. Toute personne nommée dans une note peut en demander copie.

Oui. L'offre Organisme est faite pour cela : elle ouvre un nombre de séjours simultanés, et chaque directeur ne voit que les siens.

Soit au séjour, à l'unité, soit par un abonnement qui ouvre plusieurs séjours en même temps. Le détail est sur la page des tarifs.

Trois jours plus tard, le séjour se ferme : les écrans, la borne de pointage et les portails de dépôt cessent de répondre. Rien n'est effacé pour autant — vos fiches, vos documents et vos pointages restent intacts, et l'archive du séjour reste téléchargeable, avec ou sans abonnement. Reprendre l'abonnement rouvre tout, en l'état.

Parce qu'un impayé vient presque toujours d'une carte expirée, pas d'un refus de payer. Stripe réessaie plusieurs jours avant d'abandonner ; couper à la seconde punirait un oubli. Un séjour acheté à l'unité, lui, n'est jamais fermé : il a été payé une fois pour toutes.

Non. Un abonnement se résilie depuis votre espace, et prend fin au terme de la période déjà payée.

La base est hébergée en Union européenne, à Amsterdam. Elle est exploitée par Railway Corporation, société de droit américain, dont le contrat de sous-traitance prévoit un accès depuis les États-Unis encadré par les clauses contractuelles types de l'Union européenne. Les échanges sont chiffrés en transit. La liste complète des sous-traitants et ce que chacun traite figurent dans l'annexe de sous-traitance.

Cela dépend de votre offre. À l'usage : trente jours après la fin du séjour. Sous abonnement — Organisme ou Accueil à l'année : aussi longtemps que l'abonnement est actif, puis trente jours après sa résiliation. Passé ce délai, le séjour et tout ce qu'il contient sont effacés automatiquement. Deux courriels préviennent, dès que l'échéance est connue puis sept jours avant. La suppression n'est pas reportable.

Aucun. Pas de traceur, pas de mesure d'audience, pas de publicité — c'est pourquoi vous n'avez pas de bandeau à refuser. L'application utilise le stockage local de votre navigateur pour vous garder connecté et retenir votre langue, et rien de plus.

Oui, à tout moment et sans le demander à personne : l'export d'un séjour depuis son onglet Documents, l'export du compte et sa suppression depuis « Mon compte ».