Logiciel de gestion ACM
Un accueil collectif de mineurs se prépare de la même façon qu'il s'appelle colonie de vacances, centre de loisirs ou séjour ados : une équipe, des enfants, des pièces obligatoires, un taux d'encadrement et une déclaration. Valdasyn couvre les quatre situations avec le même outil.
10 € le séjour temporaire, 19,99 € par mois pour un accueil à l'année, forfait Organisme dès 30 € par mois.
Ce que le mot recouvre
« ACM » est le nom que le code de l'action sociale et des familles donne à sept types d'accueils, que l'article R. 227-1 définit. Valdasyn les propose tous les sept, et le type choisi change le calcul de l'encadrement.
Avec hébergement
Le séjour de vacances, le séjour court, le séjour spécifique.
- Séjour de vacances : plus de trois nuits consécutives, sept mineurs au moins
- Séjour court : une à trois nuits, sept mineurs au moins
- Séjour spécifique : sept mineurs de six ans ou plus, autour d'une activité particulière
Sans hébergement
L'accueil de loisirs extrascolaire, le périscolaire, l'accueil de jeunes.
- Extrascolaire : quatorze jours au moins dans l'année, deux heures par jour au moins, hors temps scolaire
- Périscolaire : les autres jours, autour du temps scolaire — et un taux d'encadrement qui lui est propre
- Accueil de jeunes : sept à quarante mineurs de quatorze ans ou plus
Scoutisme
Avec ou sans hébergement, par une association agréée par le ministre chargé de la jeunesse.
- Le code ne lui applique que les articles R. 227-12 à R. 227-15
- Le directeur ne s'y compte pas dans l'effectif d'animation
Quatre situations, et la page qui répond à la vôtre
Colonies de vacances
Un séjour qui a des dates, une équipe qui se monte et se démonte, un convoyage à organiser et des pièces à réclamer avant le départ.
Ce que fait le logiciel pour une colo →Accueils de loisirs
Un accueil qui dure toute l'année, des enfants qui viennent certains jours, un pointage quotidien et des heures à facturer.
L'offre accueil à l'année →Séjours et accueils de jeunes
Des quatorze ans et plus, qui viennent et repartent seuls quand leurs parents l'ont autorisé — et qui déclarent eux-mêmes leur arrivée depuis leur téléphone.
Le pointage, écran par écran →Organismes gérant plusieurs accueils
Plusieurs séjours la même semaine, un directeur par séjour, et une seule personne qui répond de l'ensemble.
Ce que fait le logiciel pour un organisme →Le socle commun, quel que soit le type
Onze onglets, les mêmes partout. Ce que le type d'accueil change n'est pas l'outil, c'est le calcul.
- Tableau de bord : les compteurs du séjour, et ce qui cloche en dessous — rien à cocher pour que l'application s'en aperçoive
- Carnet de bord : le journal du séjour, écrit au moment où les choses arrivent, et imprimable
- Équipe : rôles, brevets, dates d'intervention, état civil au format de la déclaration
- Enfants : âge calculé, groupes, transports, contacts, quotient familial, import CSV
- Fiches sanitaires : séparées du reste, ouvertes une par une, et reprises dans le tableau des régimes
- Prestataires : ce qu'ils font, quand ils passent, où en est la réservation
- Documents : ce qui est dû comparé à ce qui est déposé, avec le nom de la personne concernée
- Planning et menus : cinq créneaux par jour, et le tableau des repas
- Convoyage : les trajets, leurs encadrants, leurs listes imprimables
- Contacts : les numéros qu'on cherche le jour où quelque chose arrive, sur une seule feuille
- Checklist et réglages : ce que l'application ne sait pas vérifier, et qui voit quoi
Le pointage n'est pas un onglet : c'est une adresse à part, sur son propre domaine, sans session et sans accès aux dossiers.
Ce que le type d'accueil change
- Le taux d'encadrement : le périscolaire, l'extrascolaire et les accueils avec hébergement ne suivent pas la même règle, et le nombre d'animateurs requis en dépend
- Le repos hebdomadaire : il ne s'ajoute au calcul que pour les accueils de sept jours et plus — un accueil à l'année et un séjour court s'en tiennent au taux réglementaire
- Les pièces attendues et leurs échéances de déclaration : la fiche initiale et la fiche complémentaire ne se déposent pas au même moment selon le type
- L'offre : les accueils à l'année se souscrivent au mois, les accueils temporaires se paient au séjour
Ce que Valdasyn ne fait pas
- Il ne déclare rien à l'administration à votre place : la déclaration se prépare ici — état civil, effectifs, taux — et se dépose sur le téléservice TAM, qui se remplit à la main.
- Pas d'inscriptions ni de paiements des familles. Valdasyn commence une fois la liste connue.
- Pas de comptabilité, ni de facturation des séjours à vos adhérents.
- Les menus se saisissent et s'impriment, mais pas le registre sanitaire : relevés de températures, plats témoins et plan de maîtrise sanitaire restent à votre registre HACCP.
- Pas de messagerie interne, pas de suivi GPS des véhicules.
Et il ne se substitue à aucun contrôle : il vous dit ce qui manque au regard des textes, l'appréciation reste à votre SDJES.
Quel accueil voulez-vous préparer en premier ?
Ouvrir un espace et un accueil ne demande pas de carte bancaire : l'application affiche déjà les pièces attendues et leurs échéances, calculées pour vos dates. La saisie — équipe, enfants, documents — demande un achat ou un abonnement.