Préparer une colonie de vacances : le guide de l'organisateur
Préparer une colonie de vacances, c'est tenir cinq échéances : déclarer l'accueil deux mois avant sur TAM, recruter l'équipe au taux d'encadrement exigé, écrire le projet pédagogique avec elle, déposer la fiche complémentaire huit jours avant, et remettre les projets aux familles avant l'arrivée des enfants. Chacune vient d'un texte, et les voici.
1. Déclarer, deux mois avant
Tout accueil collectif de mineurs se déclare auprès du service départemental à la jeunesse, à l'engagement et aux sports. Pour un séjour de vacances, la fiche initiale se dépose sur TAM au plus tard deux mois avant le premier jour — arrêté du 3 novembre 2014, article 2.
Le périscolaire ne suit pas cette règle : il dépose une fiche unique, huit jours avant, pour toute l'année scolaire (article 4). C'est l'erreur la plus répandue dans les réponses qu'on trouve en ligne.
Les dates exactes selon votre type d'accueil : l'aide à la déclaration TAM.
2. Recruter l'équipe au bon taux
Un animateur pour huit mineurs de moins de six ans, un pour douze à partir de six ans — article R. 227-15. Les deux tranches se calculent SÉPARÉMENT puis s'additionnent : reporter les places libres de l'une sur l'autre, méthode répandue sur le web, revient à encadrer des enfants de cinq ans au taux des plus de six.
Deux choses s'ajoutent, et se lisent rarement. Sur un séjour d'une semaine ou plus, chacun pose vingt-quatre heures de repos hebdomadaire : il faut donc recruter davantage pour qu'il en reste assez tous les jours. Et le directeur ne compte dans l'effectif d'animation qu'en dessous d'un seuil — cinquante mineurs en accueil de loisirs, vingt en séjour de vacances à condition qu'ils aient tous quatorze ans.
Le calcul, tranche par tranche : l'outil de taux d'encadrement.
3. Écrire le projet pédagogique avec l'équipe
Le projet ÉDUCATIF est celui de l'organisateur ; le projet PÉDAGOGIQUE est celui du directeur, et l'article R. 227-25 exige qu'il soit « élaboré en concertation avec les personnes qui assurent l'animation ». Un document rédigé seul puis distribué ne répond pas à ce que le texte demande.
Sept rubriques y figurent, dont une seule est conditionnelle : les mesures pour les mineurs atteints de troubles de la santé ou de handicaps ne sont dues que « le cas échéant ».
Les sept rubriques et leur relecture : l'outil projet pédagogique.
4. Réunir les pièces, et les réclamer à temps
Pour chaque enfant : la fiche sanitaire de liaison, les vaccinations à jour, l'autorisation parentale, et selon les activités le test d'aisance aquatique. Pour chaque encadrant : le diplôme ou l'attestation de stage, et les pièces que l'organisateur exige.
C'est le poste qui déborde, parce qu'il ne dépend pas de vous : une pièce manquante se découvre le jour du départ si personne ne l'a suivie. Savoir à tout moment QUI n'a pas rendu QUOI est la seule façon de relancer avant qu'il soit trop tard.
5. Remettre les projets aux familles, avant l'accueil
L'article R. 227-26 est formel : le projet éducatif et le projet pédagogique « sont communiqués aux représentants légaux des mineurs AVANT l'accueil de ces derniers », et aux agents chargés du contrôle.
Ce n'est donc pas une pièce qu'on garde pour l'inspection. Un projet achevé la veille du départ ne remplit pas cette condition, quelle que soit sa qualité.
Ce que Valdasyn fait de tout cela
Les trois outils ci-dessus sont gratuits, sans compte et sans adresse à laisser : le calcul tourne dans votre navigateur. L'application, elle, tient la même chose à jour pour de vrai — l'équipe et ses diplômes, les enfants et leurs pièces, le planning et le convoyage — et recalcule le taux depuis les vraies dates de naissance.