Logiciel de gestion pour colonies de vacances
Les enfants, l'équipe et ses brevets, les pièces obligatoires, le planning, les prestataires, le convoyage, le pointage et le carnet de bord : un seul espace, partagé avec l'équipe, et le même une fois sur le centre.
10 € le séjour de quinze jours, puis 1 € par journée supplémentaire. Payé une fois, rien ne se reconduit.
Ce que vous cherchez, et où ça se trouve
Treize réponses, dans l'ordre où la question se pose quand on prépare un séjour.
Gestion des enfants
Une fiche par enfant, et tout ce qui s'y rattache au même endroit.
- L'âge se calcule depuis la date de naissance : il est juste le jour du séjour, pas celui de la saisie
- Groupe, transport, contacts, autorisations, quotient familial
- Une liste s'importe depuis un tableur au format CSV, colonnes à faire correspondre à l'écran
- Listes et contacts d'urgence s'impriment pour partir avec
Gestion de l'équipe
Une fiche par encadrant : rôle, dates d'intervention, état civil, pièces.
- L'état civil s'imprime au format que réclame la déclaration
- Chacun dépose ses pièces depuis son propre profil, et les garde d'un séjour à l'autre
- Les congés se posent en tête du planning : on voit qui manque le jour où l'effectif se resserre
BAFA, BAFD et qualifications
La composition de l'équipe se recalcule à chaque changement, et l'écran nomme ce qui manque.
- Diplômés, stagiaires et non-qualifiés comptés séparément, comme le fait l'article R. 227-12
- Surveillant de baignade et assistant sanitaire signalés s'ils manquent
- Une date d'expiration par pièce, et le rappel avant qu'elle tombe
Documents obligatoires
L'application compare ce qui est déposé à ce qui est dû, et nomme le manque : pas « des documents manquent », mais « Sacha L. — fiche sanitaire absente ».
- La liste des pièces attendues est la vôtre : on retire ce qui ne concerne pas, on ajoute ce qui manque
- Les familles et les prestataires déposent par un lien, sans créer de compte
- Chaque pièce se relit et se marque vérifiée
- Tout se télécharge en une archive rangée, un sous-dossier par type
Fiches sanitaires
Séparées du reste de la fiche, et ouvertes une par une : ce sont des données de santé.
- L'accès se donne onglet par onglet — un animateur peut voir les enfants sans voir leur santé
- Régimes et allergies remontent d'eux-mêmes à côté du tableau des menus : rien à ressaisir
- Le dépôt par les familles passe par le portail, avec la date de naissance comme second facteur
Planning
L'emploi du temps du séjour, jour par jour et créneau par créneau — matin, midi, après-midi, fin d'après-midi, veillée.
- Une grille qui s'imprime et se glisse dans une poche
- Les menus se saisissent repas par repas, sur la même page
- Les passages des prestataires s'y posent à leur créneau
Prestataires
Une fiche par prestataire : ce qu'il fait, quand il passe, et où en est la réservation.
- Trois états qui suffisent : à contacter, en attente, confirmé
- Ses pièces se réclament par le même lien que celles des familles
- Un prestataire marqué optionnel ne compte ni dans les alertes ni dans la pastille
Convoyage
Des points reliés par des trajets : départs, correspondances, arrivée. C'est la forme qu'aucun tableur ne tient.
- Les départs sont proposés d'office depuis les fiches des enfants
- Qui encadre quel trajet, et avec combien d'enfants
- Les listes de convoyage s'impriment, une par trajet
Pointage
Une adresse à part, sur son propre domaine, qu'on ouvre sur un appareil posé à l'entrée — et qui n'ouvre aucun dossier d'enfant.
- Aucun compte à créer pour s'en servir : on touche un prénom, l'heure s'inscrit
- Sur un accueil de jeunes, l'adolescent peut déclarer lui-même son arrivée, et un encadrant valide
- La feuille se reconstruit et s'imprime, à la journée ou à la semaine, heures arrondies à l'heure supérieure et quotient familial compris
- Un appareil se révoque : il est éconduit dès son prochain démarrage, et les pointages déjà notés restent
Carnet de bord
Le journal du séjour, écrit par toute l'équipe au moment où les choses arrivent — et non reconstitué le soir venu.
- Chaque note porte son heure, sa catégorie, la personne concernée et son auteur
- Un signalement se distingue d'une note ordinaire, et se retrouve
- Nommer un enfant fait ressortir la note à la borne de pointage, au moment où on le rend à ses parents
- Le carnet s'imprime, pour le dossier comme pour la relève
Checklist
Une liste que vous écrivez vous-même, pour tout ce que l'application ne sait pas vérifier — le car à confirmer, la pharmacie à recompléter.
- Des points s'ajoutent seuls, avec leur échéance calculée depuis les dates du séjour
- Partagée : toute l'équipe voit la même, plutôt qu'un papier par personne
Réglementation
Le taux d'encadrement et les échéances se calculent pour vos dates et vos effectifs, et ce qui manque remonte de lui-même.
- Encadrement par tranche d'âge, baignade, direction : le calcul suit les articles R. 227-12 à R. 227-21
- Les pièces obligatoires et leurs dates limites, posées sur le calendrier du séjour
- La déclaration se prépare ici et se dépose sur TAM, qui se remplit à la main
Plusieurs séjours
Chaque séjour est un espace à part, avec sa propre équipe et ses propres accès.
- On passe de l'un à l'autre depuis la liste, sans se déconnecter
- Un organisme ouvre les séjours et invite un directeur par séjour
- Le forfait Organisme fait tomber le prix du séjour de 10 € à 6, 5 ou 4 € selon le palier
Ce que ça coûte
Trois offres, une par situation. Prix en euros, nets de taxe, sans engagement.
Le détail — paliers, rythme annuel, ce qui se passe au-delà du quota — est sur la page des tarifs.
Ce que Valdasyn ne fait pas
- Il ne déclare rien à l'administration à votre place : la déclaration se prépare ici — état civil, effectifs, taux — et se dépose sur le téléservice TAM, qui se remplit à la main.
- Pas d'inscriptions ni de paiements des familles. Valdasyn commence une fois la liste connue.
- Pas de comptabilité, ni de facturation des séjours à vos adhérents.
- Les menus se saisissent et s'impriment, mais pas le registre sanitaire : relevés de températures, plats témoins et plan de maîtrise sanitaire restent à votre registre HACCP.
- Pas de messagerie interne, pas de suivi GPS des véhicules.
Et il ne se substitue à aucun contrôle : il vous dit ce qui manque au regard des textes, l'appréciation reste à votre SDJES.
Prêt à ouvrir votre premier séjour ?
Ouvrir un espace et un accueil ne demande pas de carte bancaire : l'application affiche déjà les pièces attendues et leurs échéances, calculées pour vos dates. La saisie — équipe, enfants, documents — demande un achat ou un abonnement.