Fonctionnalités du logiciel de gestion ACM Valdasyn
Onze onglets pour un séjour — tous ceux de l'application, sans exception — et ce qui les entoure : les portails de dépôt, les impressions, la borne de pointage. Chaque écran ci-dessous est celui de l'application.
Tableau de bord
Les compteurs du séjour en haut, ce qui cloche en dessous. Rien n'est à cocher pour que l'application s'en aperçoive : elle lit ce qui est déjà saisi.
- Enfants inscrits, encadrants déclarés, pièces reçues
- Les manques remontent d'eux-mêmes, du plus urgent au moins
- Un code couleur unique dans toute l'application
Carnet de bord
Le journal du séjour, écrit par toute l'équipe au moment où les choses arrivent — et non reconstitué le soir venu. C'est aussi d'ici que se règle la borne de pointage.
- Chaque note porte son heure, sa catégorie, la personne concernée et son auteur
- Nommer un enfant fait ressortir la note à la borne, au moment où on le rend à ses parents
- Un signalement se distingue d'une note ordinaire, et se retrouve
- Le carnet s'imprime, pour le dossier comme pour la relève
- Les appareils de pointage se gèrent ici : un nom et un code de porte par appareil, un lien montré une seule fois
- Un appareil perdu se révoque : il est éconduit dès son prochain démarrage, et les pointages déjà notés restent
Équipe
Une fiche par encadrant : rôle, brevets, dates d'intervention, état civil.
- Le taux d'animateurs diplômés se recalcule à chaque changement
- Surveillant de baignade et assistant sanitaire signalés s'ils manquent
- Chacun dépose ses pièces depuis son propre profil, et les garde d'un séjour à l'autre
- L'état civil s'imprime au format que réclame la déclaration
Enfants
Une fiche par enfant : âge calculé depuis la date de naissance, contacts, groupe, transport.
- La fiche sanitaire est séparée du reste et s'ouvre une par une — ce sont des données de santé
- Une liste s'importe depuis un tableur, au format CSV
- Listes et contacts d'urgence s'impriment pour partir avec
Prestataires
Une fiche par prestataire : ce qu'il fait, quand il passe, et où en est la réservation.
- Trois états qui suffisent : à contacter, en attente, confirmé
- Ses passages se glissent dans le planning, à leur créneau
- Ses pièces se réclament par le même lien que celles des familles
- Un prestataire marqué optionnel ne compte ni dans les alertes ni dans la pastille
Documents
L'application compare ce qui est déposé à ce qui est dû, et nomme le manque : pas « des documents manquent », mais « Sacha L. — fiche sanitaire absente ».
- La liste des pièces attendues est la vôtre : on retire ce qui ne concerne pas, on ajoute ce qui manque
- Chaque pièce se relit et se marque vérifiée
- Une date d'expiration par pièce, et le rappel avant qu'elle tombe
- Tout se télécharge en une archive rangée, un sous-dossier par type
Planning
L'emploi du temps du séjour, jour par jour et créneau par créneau — matin, midi, après-midi, fin d'après-midi, veillée. Et le tableau des menus, sur la même page.
- Une grille qui s'imprime et se glisse dans une poche
- Ce qui est prévu se lit d'un regard, y compris par qui arrive en cours de séjour
- Les congés de l'équipe se posent en tête du planning : on voit qui manque le jour où l'effectif se resserre
- Les menus se saisissent repas par repas, et le tableau tient lieu de la pièce du même nom dans les documents
- Les régimes et les allergies s'affichent à côté, repris des fiches sanitaires — rien à ressaisir, et rien à oublier
Convoyage
Des points reliés par des trajets : départs, correspondances, arrivée. C'est la forme qu'aucun tableur ne tient.
- Les départs sont proposés d'office depuis les fiches des enfants
- Qui encadre quel trajet, et avec combien d'enfants
- Les listes de convoyage s'impriment, une par trajet
Contacts
Les numéros qu'on cherche le jour où quelque chose arrive, sur un seul écran — et sur une seule feuille imprimée.
- Les numéros nationaux sont toujours là et toujours imprimés : rien à saisir
- Le centre antipoison dépend de la région du séjour : c'est le seul qu'on vous demande
- Médecins, pharmacies, permanence de l'organisme, prestataires : chacun à sa place
- La fiche s'imprime et part avec le séjour, où le réseau ne suit pas
Checklist
Une liste que vous écrivez vous-même, pour tout ce que l'application ne sait pas vérifier — le car à confirmer, la pharmacie à recompléter.
- Des points s'ajoutent seuls, avec leur échéance calculée depuis les dates du séjour
- Partagée : toute l'équipe voit la même, plutôt qu'un papier par personne
Paramètres
Chacun travaille avec son propre compte, et vous choisissez onglet par onglet ce qu'il consulte.
- L'invitation part par courriel, avec un rôle : un lien valable 24 heures, utilisable une seule fois
- Un organisme invite ses directeurs de la même façon, séjour par séjour
- « Voir comme lui » montre l'écran de la personne avant qu'elle l'ouvre
- Bloquer suspend l'accès sans effacer la personne ; retirer l'efface de la liste
Le pointage, qui n'est pas un onglet
Il ne se fait pas dans l'application. C'est une adresse à part, sur son propre domaine, qu'on ouvre sur une tablette ou un téléphone posé à l'entrée — et qui n'ouvre aucun dossier d'enfant.
- Aucun compte à créer pour s'en servir : on touche un prénom, l'heure s'inscrit
- La borne ne donne accès qu'à la liste du jour, et à rien d'autre du séjour
- La feuille du jour se reconstruit et s'imprime depuis le séjour
- Le lien se coupe à tout moment, et se remplace
Ce qui entoure les onglets
- Les portails de dépôt : une famille ou un prestataire reçoit un lien, dépose ses pièces, et n'a aucun compte à créer. La page demande la date de naissance de l'enfant — elle n'est pas dans le lien, et c'est elle qui empêche quelqu'un d'autre de déposer à sa place.
- Les accès, onglet par onglet : l'organisme ouvre les séjours et invite les directeurs, le directeur choisit ce que son équipe consulte, l'animateur ne voit que ce qu'on lui a ouvert.
- L'import : une liste d'enfants ou d'encadrants se reprend depuis un tableur, les colonnes se font correspondre à l'écran.
- Les impressions : listes, contacts d'urgence, état civil pour la déclaration, feuilles de convoyage, feuille de pointage. Sur le terrain, on ne compte pas sur le réseau.
- L'archive : tout le séjour en un fichier, à tout moment, sans démarche.
- L'effacement : chaque séjour a une date au-delà de laquelle il s'efface, et cette date est écrite dans la politique de confidentialité.
Ce que Valdasyn ne fait pas
Cette liste-ci compte autant que la précédente. Une limite découverte après paiement coûte un remboursement et une confiance ; annoncée, elle ne coûte rien.
- Il ne déclare rien à l'administration à votre place. La déclaration se prépare ici — état civil, effectifs, taux — et se dépose sur le téléservice TAM, qui se remplit à la main.
- Pas d'inscriptions ni de paiements des familles. Valdasyn commence une fois la liste connue.
- Pas de comptabilité, pas de facturation des séjours à vos adhérents.
- Les menus se saisissent et s'impriment, mais pas le registre sanitaire : relevés de températures, plats témoins et plan de maîtrise sanitaire restent à votre registre HACCP.
- Pas de messagerie interne : vos échanges restent là où votre équipe les tient déjà.
- Pas de suivi GPS des véhicules.
Et il ne se substitue à aucun contrôle : il vous dit ce qui manque au regard des textes, l'appréciation reste à votre SDJES.
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