Annexe — Sous-traitance des données (article 28 du RGPD)

Article 1 — Objet et qualité des parties

La présente annexe encadre le traitement, par l'Éditeur, des données personnelles que l'Abonné — organisme ou directeur d'accueil collectif de mineurs — dépose dans l'application pour préparer ses séjours.

L'Abonné est responsable de traitement : c'est lui qui décide quelles personnes sont inscrites, quelles pièces sont réclamées et à quelle fin. L'Éditeur est sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 : il n'agit que pour rendre le service, et jamais pour son compte propre.

Sous-traitant : Adonis PERBET, entrepreneur individuel (SIREN 106 601 073, SIRET 106 601 073 00013), 149 chemin de l'île, 07800 Saint-Georges-les-Bains, France.

Les données de compte de l'Abonné lui-même — nom, adresse électronique, mot de passe, rôle — ne relèvent pas de la présente annexe : l'Éditeur en est responsable de traitement, dans les conditions décrites par la politique de confidentialité.

Article 2 — Nature, finalité et durée du traitement

Nature des opérations : collecte, enregistrement, organisation, conservation, consultation, mise à disposition des personnes que l'Abonné autorise, export, impression et effacement.

Finalité unique : la préparation administrative et réglementaire d'un accueil collectif de mineurs — constitution de l'équipe, suivi des inscriptions, collecte des pièces obligatoires, planning, convoyage, contacts d'urgence.

Durée : le traitement dure le temps du séjour et cesse à son effacement automatique — trente jours après la fin du séjour pour un séjour payé à l'usage, trente jours après la fin des droits pour un séjour couvert par un abonnement. L'Abonné est averti dès que l'échéance est connue, puis sept jours avant.

Article 3 — Données traitées et personnes concernées

Personnes concernées :

• les mineurs accueillis et leurs représentants légaux ;
• les membres de l'équipe d'encadrement ;
• les interlocuteurs des prestataires (transport, hébergement, activités).

Catégories de données :

• identité, âge, coordonnées ;
• diplômes, qualifications et justificatifs de l'équipe ;
• données relatives à la santé des mineurs figurant dans les fiches sanitaires et les documents téléversés — allergies, traitements, vaccinations, contre-indications ;
• documents déposés par l'Abonné ou par les intéressés eux-mêmes ;
• notes de journée et signalements consignés dans le carnet de bord du séjour par la direction comme par les animateurs, pouvant nommer une personne, porter une appréciation sur son comportement, et — lorsque la note est marquée situation critique — faire état d'une mise en danger et de la décision prise ;
• heures d'arrivée et de départ des mineurs relevées sur la borne de pointage d'un accueil de loisirs, accompagnées le cas échéant d'un commentaire libre saisi par l'équipe, et indication du droit de l'enfant à quitter seul l'accueil.

Les données de santé relèvent de l'article 9 du RGPD. Il appartient à l'Abonné, responsable de traitement, de s'assurer du fondement juridique de leur collecte et d'en informer les représentants légaux. L'Éditeur ne les consulte pas et n'en fait aucun usage.

La borne de pointage est une application distincte, servie sur une adresse séparée et déverrouillée par un code que l'Abonné choisit. Elle reçoit les nom et prénom des mineurs attendus et leur droit de sortie, les personnes que les représentants légaux ont autorisées à venir les chercher — avec leur photographie lorsqu'elle a été déposée —, et l'équipe de l'accueil. Aucune donnée de santé, aucune coordonnée de représentant légal, aucun document et aucune donnée d'un autre accueil ne lui sont transmis.

Elle écrit des passages, des notes au carnet de bord et la déclaration des encadrants de service. Elle ne voit que la journée en cours : elle peut y corriger un passage relevé le jour même, parce qu'une erreur de saisie se répare là où elle est faite, mais ne peut ni lire, ni modifier, ni effacer les journées précédentes.

SIGNALER UNE ANNONCE. Les annonces de recrutement sont écrites par les Abonnés et non par l'Éditeur, qui les héberge. Toute personne, avec ou sans compte, peut signaler une annonce depuis la page de celle-ci, en choisissant un motif et en décrivant ce qu'elle a constaté. Aucune inscription n'est demandée.

UN SIGNALEMENT N'EMPORTE PAS DE RETRAIT AUTOMATIQUE, et c'est délibéré : un retrait déclenché par le nombre de signalements ferait taire un annonceur sur simple coalition. L'Éditeur examine chaque signalement et décide seul. Il peut retirer l'annonce de la liste publique ; il ne l'efface pas, et son auteur la retrouve retirée dans son espace. Une annonce retirée à tort se republie d'un geste par son auteur, qui peut écrire à l'Éditeur pour contester la décision.

Le pointage autonome des adolescents, lorsque l'Abonné l'active, est une troisième application distincte, servie sur une autre adresse encore. Elle ne reçoit que le prénom de l'adolescent, l'initiale de son nom et le sens de son prochain passage, et n'écrit que des déclarations en attente de validation. Un identifiant aléatoire est déposé dans le navigateur du téléphone pour rattacher les déclarations à leur auteur ; il ne porte aucune donnée personnelle et se détache depuis l'espace de gestion.

Une déclaration d'adolescent n'est pas un pointage : elle n'entre au registre qu'une fois validée par un membre de l'équipe. Elle constitue une information donnée à l'équipe et NON une preuve de départ ; l'Abonné demeure responsable de la surveillance des mineurs qu'il accueille, et ce dispositif ne transfère aucune responsabilité à l'adolescent ni à l'Éditeur.

Article 4 — Instructions de l'Abonné

L'Éditeur ne traite les données que sur instruction documentée de l'Abonné. Les présentes conditions, la politique de confidentialité et l'usage de l'application par l'Abonné constituent ces instructions.

L'Éditeur n'utilise ces données pour aucune finalité propre : ni analyse commerciale, ni publicité, ni enrichissement d'un autre service, ni entraînement d'un système automatisé.

Si une instruction lui paraît constituer une violation du RGPD ou d'une autre disposition relative à la protection des données, l'Éditeur en informe l'Abonné sans délai et peut refuser de l'exécuter.

Article 5 — Confidentialité

L'accès aux données de production est réservé aux personnes que la fourniture du service rend nécessaires, tenues à une obligation de confidentialité. L'Éditeur étant une entreprise individuelle, ce cercle se réduit aujourd'hui à son exploitant.

Cet accès ne s'exerce que pour répondre à une demande d'assistance, corriger un incident ou satisfaire une obligation légale — jamais par curiosité ni par commodité.

Article 6 — Sécurité

L'Éditeur met en œuvre les mesures prévues à l'article 32 du RGPD :

• chiffrement des échanges (HTTPS) sur l'ensemble du service ;
• mots de passe conservés hachés (PBKDF2), jamais en clair, jamais consultables ;
• authentification par jeton signé, et cloisonnement des données par compte : un directeur n'atteint que ses propres séjours ;
• restriction de l'accès aux fichiers aux seuls comptes autorisés sur le séjour concerné, et aux seules catégories de documents que l'Abonné leur a ouvertes ;
• effacement automatique à l'échéance, sans intervention ni possibilité de report.

L'Éditeur signale expressément une limite : à ce jour, la base de données ne fait l'objet d'AUCUNE sauvegarde. En cas de perte du serveur, les données ne seraient pas restaurables. C'est la raison pour laquelle l'export complet est offert à tout moment et sans démarche, et pourquoi l'Éditeur recommande à l'Abonné d'en conserver une copie régulière par ses propres moyens. Cette limite sera levée par la souscription d'une offre d'hébergement incluant les sauvegardes ; la présente annexe sera mise à jour ce jour-là.

L'Abonné reconnaît que la sécurité dépend aussi de lui : des droits accordés avec discernement, retirés dès la fin d'une mission, et un mot de passe qui ne se partage pas.

Article 7 — Sous-traitants ultérieurs

L'Abonné autorise l'Éditeur à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants, tenus par contrat à des obligations équivalentes aux présentes :

• Hostinger International Ltd. (Larnaca, Chypre) — hébergement du site, qui ne sert que les fichiers de l'interface : aucune donnée de séjour n'y est stockée ;
• Railway Corp. — hébergement de l'interface applicative et de la base de données, déploiement en région EU West (Amsterdam, Pays-Bas) ;
• Brevo (Sendinblue SAS) — acheminement des courriels, serveurs situés dans l'Union européenne.

Les données relatives aux séjours et aux mineurs sont stockées dans l'Union européenne, et les données n'existent qu'à cet endroit, aucune sauvegarde n'étant configurée. Un accès depuis un pays tiers ne peut toutefois être exclu du seul fait que certains de ces prestataires y sont établis, ou qu'ils font eux-mêmes appel à des sous-traitants qui le sont : chacun de ces cas est couvert par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, et un contrat de sous-traitance est conclu avec chacun d'eux.

Stripe, prestataire de paiement, ne reçoit que les données de facturation de l'Abonné et n'est donc pas sous-traitant au titre de la présente annexe : il agit en responsable de traitement autonome, tenu par ses propres obligations légales.

Tout changement de sous-traitant ultérieur est porté à la connaissance de l'Abonné trente jours au moins avant sa prise d'effet. L'Abonné peut s'y opposer ; à défaut d'accord, il peut résilier sans frais et exporter ses données.

Article 8 — Assistance à l'Abonné

Droits des personnes : l'application permet à l'Abonné de consulter, corriger, exporter et effacer lui-même les données de ses séjours, ce qui suffit dans la plupart des cas. Lorsqu'une demande excède ces moyens, l'Éditeur y prête son concours sans frais.

Violation de données : l'Éditeur notifie l'Abonné sans délai injustifié, et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, en lui donnant les éléments nécessaires à sa propre notification à la CNIL. C'est à l'Abonné, responsable de traitement, qu'il revient de notifier et, le cas échéant, d'informer les personnes concernées.

L'Éditeur assiste également l'Abonné, dans la limite des informations dont il dispose, pour ses obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD, notamment une analyse d'impact.

Article 9 — Sort des données au terme du service

L'Abonné peut exporter ses données à tout moment depuis l'application, sans demande préalable et sans frais.

Au terme du service — fin d'abonnement, suppression du compte ou échéance d'effacement d'un séjour — les données et les fichiers correspondants sont supprimés définitivement, et ne peuvent pas être restaurés. Aucune copie n'en est conservée : la base ne fait l'objet d'aucune sauvegarde, ce qui rend la suppression immédiate et sans retour.

Il appartient à l'Abonné de conserver par ses propres moyens les pièces que la réglementation lui impose de garder au-delà de ces délais.

Article 10 — Documentation et audit

L'Éditeur met à la disposition de l'Abonné, sur demande écrite, les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations de la présente annexe.

L'Abonné peut, une fois par an et moyennant un préavis raisonnable, demander un audit documentaire. Un audit sur site n'est envisageable qu'à la suite d'une violation de données ou d'une demande d'une autorité de contrôle, à ses frais, et sans compromettre la confidentialité des données des autres abonnés.